Акт на реализацию товара. Образцы актов приема-передачи имущества. Для безвозмездной передачи
Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде .
Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.
ФАЙЛЫ
Основные правила оформления акта приема-передачи документов
Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.
При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.
Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах , между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.
Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.
В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.
Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов
С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.
- Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
- В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
- Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
- Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.
После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.
Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.
В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.
При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.
Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.
После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.
Работа с материальными ценностями всегда сопряжена с заботой об их сохранности как количественной, так и качественной, поэтому никогда не бывает лишним проводить учет и контроль. Особенно важно осуществлять проверку наличия и целостности товара при его приеме-передаче. В этом процессе заинтересованы и передающая, и принимающая стороны. А документальным подтверждением проведения процедуры перехода товара от продавца к покупателю становится акт приема-передачи. Такой документ является подтверждением получения товара в полном объеме и основанием для произведения оплаты.
Когда применяется
Момент передачи товара от продавца покупателю предполагает переход вместе с правом собственности и рисков, связанных с передаваемым товаром. Акт приема-передачи, составляемый в таких случаях, выступает в качестве подтверждающего документа, что покупатель получает ожидаемый товар в полном количестве и с соответствующими характеристиками, принимает на себя и возможные риски его утери. Продавец или поставщик при наличии подписанного акта обеспечивает себе возможность избежать претензий от покупателя в дальнейшем.
Вариантов, когда такой документ станет гарантом взаимовыгодной состоявшейся сделки достаточно много. Наиболее часто они становятся приложениями к таким договорам, как:
- Оптовой поставки товаров. Для таких договоров чаще всего применяется проверка количественного соответствия и частично качественных показателей, если поставки производятся регулярно.
- Продажа недвижимости. Высокая стоимость недвижимости требует более тщательного подхода и изучения выбранного товара заявленным характеристикам.
- Поставка материалов и оборудования. Для этого вида поставок весьма важно получать продукцию с требуемыми качествами и техническими характеристиками.
- Купля-продажа автотранспорта. Данные сделки связаны с повышенным риском, соответственно, проверка необходима профессиональная и многосторонняя.
- Передача и прием выполненных по договору работ с оценкой их качества и выполненного объема. Документальное оформление акта приема-передачи в заключаемом договоре позволяет повысить ответственность исполнителя.
- Передача недвижимости в аренду. Аренда предполагает не только получение квартиры или другой недвижимости в комплекте с мебелью или оборудованием, но и возврат всего полученного. Акт в таком случае становится подтверждением того, что получено и в каком состоянии, и доказательством, что возвращается все перечисленное без ущерба.
- Передача товара на хранение. Как в случае аренды, договор передачи на хранение предполагает возврат товара в объеме и состоянии, которые были указаны в акте.
- Аренда оборудования. Указание технических характеристик передаваемого оборудования в акте позволят избежать конфликтов при возврате.
Понятно, что во всех перечисленных случаях составление акта дает уверенность продавцу и покупателю в законности совершаемой сделки, возможности отстоять свои права при конфликтных ситуациях. Часто при возникновении взаимных притязаний, судебных разбирательств наличие этого документа может стать решающим аргументом для одной из сторон.
Порядок составления
С учетом важности документа, требуется соблюдение определенного порядка по его составлению. Процедура может быть оговорена в договоре поставки, а при отсутствии специально разработанных требований проводиться по установленным законодательством правилам:
- Производить прием-передачу могут только уполномоченные на это лица. Это могут быть представители, действующие на основе устава предприятия или лица, на которых оформлена доверенность для выполнения требуемых действий и подписи акта.
- Стороны предварительно договариваются о месте и процедуре проведения осмотра принимаемого товара. Чаще всего составление акта производится в присутствии представителей от всех участников сделки, но допускается участие только принимающей стороны.
- Осмотр получаемого товара производится в оговоренный сторонами срок. ГК РФ в ст.513 предусмотрено, что осмотр товара осуществляется в определенные сроки, но не установлено конкретно, в какие именно, поэтому время осмотра оговаривается в договоре.
- Необходимо в условиях договора указать действия покупателя при обнаружении недостатков поставляемой продукции, как количественных, так и качественных. Стороны заранее договариваются о порядке фиксации недочетов, уведомления передающей стороны, проведения совместной экспертизы и составления документов о выявленных нарушениях.
- Устанавливается срок приема претензий по полученному товару, форма составления акта о выявленных недостатках. Если такой срок не указан, то Гражданский кодекс определяет право покупателя сообщать об обнаруженных недостатках и несоответствиях незамедлительно (п.2, ст.513).
По сути, процедура порядка приема-передачи будет основана на предварительной договоренности участников сделки. Законодательство регламентирует только основные ее позиции, все детали проведения могут вводиться сторонами по мере необходимости.
Требования к заполнению
Форма и порядок заполнения акта не имеют установленного законом образца. Предусмотрены рекомендательные примеры о том, как его составить и что включить:
- форма Торг-1 в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденном постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132;
- форма МХ-1 (акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение), приведена в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299);
- ГОСТ Р 7.0.97-2016, определяющий порядок оформления реквизитов, их состав и правила составления актов.
Принимая за основу указанные документы, в акт приема-передачи необходимо включать следующие сведения:
- Наименование документа.
- Дата и место составления.
- Наименование сторон-участников. Для юридических лиц приводится полное название организации и все реквизиты. Физические лица указывают фамилию, имя, отчество, ИНН.
- В случаях составления акта юридическими лицами приводятся данные их представителей (ФИО, должность) и указываются основания для их полномочий. Если они действуют по доверенности, то необходима ссылка на номер документа.
- Приводятся сведения о предмете составляемого акта, где указывается, что передается, основания производимой сделки со ссылкой на имеющийся договор (номер и дата).
- Если производится передача нескольких наименований товаров, то приводится таблица с перечислением всех наименований, количеством и стоимостью, техническими характеристиками, указанием выявленных дефектов. Таблица должна содержать итоговую сумму, указанную в цифрах и прописью.
- Если к товару нет нареканий, то это указывается отдельным пунктом.
- В случае обнаружения недостатков приводятся возникшие к продавцу претензии по качеству или количеству.
- Указывается количество равнозначных экземпляров по числу участников сделки.
- Ставятся подписи лиц, составивших акт.
Подписанный документ хранится вместе с первичными документами для налогового учета не менее 4 лет, а если по проведенной сделке образовался убыток, то срок хранения увеличивается до 10 лет. На рис.1 приведен примерный образец бланка акта приема-передачи, а на рис.2 пример заполненного акта.
Если подвести кратко итоги, то получается:
- акт приема-передачи применяется для оформления фактического перехода материальных ценностей от продавца к покупателю и служит для проверки их качественных и количественных характеристик, основанием для произведения оплаты за полученный товар и оказанные услуги, а также может быть весомым аргументом при решении спорных ситуаций в суде;
- составление данного документа не имеет жестко регламентированных законом образцов, поэтому используются рекомендации, приведенные в некоторых законодательных актах, и может меняться в соответствии с конкретными условиями сделки;
- порядок проверки и приема товара целесообразно оговаривать в заключаемом договоре, а акт приема-передачи сделать его неотъемлемым приложением.
Вконтакте
Нередко стороны договора не знают, как правильно заполнить бухгалтерскую документацию. Сегодня мы поговорим о грамотном составлении акта приема-передачи товара. В статье я расскажу, что это за документ, в каком виде он составляется и какую информацию в нем необходимо отразить.
○ Что такое акт приема и передачи товара.
Акт приема-передачи товара – документ, который составляется в ходе хозяйственных операций при исполнении договоров купли-продажи или поставки.
Особенности акта:
- Не имеет строго установленной законодателем формы.
- Обычно составляется в форме таблицы.
- Должен содержать основные реквизиты, прописанные в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
- Составляется исходя из особенностей товара.
- Является зачастую дополнением к основному договору.
- Составляется при непосредственной передаче товара.
- Составляется в нескольких экземплярах – по количеству контрагентов.
- Оформляется в присутствии всех сторон сделки, должен содержать подписи всех ее участников.
Для чего нужно делать к договору акт приема-передачи?
- В акте фиксируется состояние имущества при передаче товара, подтверждая, что продавец готов его принять.
- В случае поступления претензий от покупателя, продавец сможет доказать, что при передаче товара все условия сделки были соблюдены.
- Фиксируется цена, по которой были переданы ценности.
○ Что должно быть отражено в документе?
Рассмотрим основные реквизиты акта.
✔ Наименование, место и дата составления договора.
Документ составляется в виде отдельного договора (что менее приемлемо, но допустимо) или в виде приложения к основному соглашению.
В первом случае сторонам нужно:
- Правильно оформить название документа. Оно пишется посередине, акту пристраивается номер.
- Указать город составления акта, обычно он совпадает с местом, где происходит действие по передаче материальных ценностей. Город пишется сразу под названием слева.
- Дата составления проставляется на любом документе или в самом названии документа, или справа сверху.
✔ Информативная составляющая о лицах-участниках договора.
Если документ является отдельным документом, не являясь частью какого-либо соглашения, обязательно нужно указать следующие данные о контрагентах:
- Полное наименование с указанием организационно-правовой формы.
- Адрес регистрации.
- Ф.И.О. руководителя, на основании чего действует.
- Сведения о регистрации.
- ОГРН.
- ОКПО.
- ОКАТО.
- Расчетный счет.
- Обслуживающий банк.
- Контактную информацию.
Если документ является частью договора, можно упустить эту информацию, отразив только основные данные о сторонах.
✔ Реквизиты договора.
Если акт является дополнением к основному соглашению, необходимо сделать ссылку на договор, на основании которого документ составлен. Чтобы не вышло путаницы, указывается дата и номер основного договора.
Акту приема-передачи при этом присваивается порядковый номер, так как часто к соглашению прилагается несколько документов, составленных сторонами в разное время.
✔ Информация о товаре.
В акте отражаются:
- Наименование товара.
- Количество товара. Указывается в единицах или других мерах измерения. Это могут быть тонны, килограммы, литры и другие показатели. Если этих данных нет, договор считается незаключенным.
- Артикулы, марки, номера моделей, типы, физические свойства целесообразно указывать для родовых вещей (например, для молочной продукции указывается ее жирность, для древесины – тип дерева).
- Для индивидуальных вещей (например, машины, компьютера) обязательно указывается их заводской номер.
- Стоимость за единицу. Данная строка нужна для того, чтобы одну или несколько из единиц можно было запросто вернуть.
- Качество товара. Этот пункт может быть включен в основную таблицу или фиксироваться отдельно. Если покупатель полностью принимает товар, соглашаясь на сделку без указания на качество, считается, что у него претензий к продавцу нет.
✔ Как указываются претензии при их наличии?
Претензии могут быть отражены в отдельном документе или прописаны в самом акте.
Как указать претензию? Покупатель имеет полное право не принять товар полностью или частично. В таблице акта это он может отразить, принимая только определенную часть товара или отказываясь подписывать документ.
Далее в акте вместо положения о том, что стороны претензий друг к другу не имеют, прописывается количество непринятого товара и причина, по которой передача материальных ценностей не произошла. Контрагенты имеют право при этом договориться о замене некачественного товара.
✔ Стоимость товара.
Цена товара указывается в виде цены за единицу, общей стоимости по категории товара, а также по итогу сделки. Определяется в рублях. Кроме того, так как многие предприятия являются плательщиками НДС, сумму желательно отражать с учетом этого налога.
✔ Подписи и печать.
Подписи и печати сторон подтверждают, что сделка состоялась, а покупатель доволен принятым товаром. Конечно, право подписи имеют только граждане, которые наделены такими полномочиями по уставным документам или по доверенности.
Подписи и печати ставятся в конце документа.
Основной документ, удостоверяющий фактическую передачу товара от одной стороне другой, а также содержит характеристику этого товара – акт приема-передачи. В разных случаях форма бумаги может меняться, поэтому важно всегда понимать, как составить его. Образец акта и юридические особенности документа – обо всем этом прямо сейчас.
Законодательство не предполагает единой, строго определенной формы акта. Поэтому в каждом случае его вид может несколько отличаться. Существует 2 общепринятых образца таких документов:
- в верхнем углу или по центру обязательно указывается договор купли-продажи, к которому прикладывается этот акт (нужно прописать номер договора, дату заключения и наименования сторон);
- далее прописывается предмет акта аналогично предмету соответствующего договора (о том, что одна сторона передала другой определенные товары);
- затем следует таблица с подробным описанием товара и его стоимость с учетом и без учета НДС;
- после этого отражаются пункты о том, что покупатель не имеет претензий к качеству и комплектации товаров, которые он получил от продавца.
В каких случаях составляется
Когда происходит прием товаров одной стороной и передача другой, акт составляется практически всегда. При этом обмен ценностями происходит в разных ситуациях, каждая из которых имеет свои особенности:
- Самый распространенный вариант – когда товарные ценности передаются покупателю со стороны продавца. Стороны могут участвовать при этом как лично, так и посредством сотрудников, которые имеют на это полномочия (подтверждаются доверенностью, заверенной у нотариуса). В случае с приобретением товара покупателю важно ознакомиться с возможными условиями возврата, обмена, а также осмотреть продукцию на предмет наличия дефектов.
- Также документ оформляется, если товар передается на склад. В этом случае есть своя особенность – акт нужно составить в 3 экземплярах: 2 стороны и собственно сторона склада. При этом заключается также договор хранения, по тексту которого обязательно приводится ссылка на оформленный акт.
- Случай, когда товары (или их часть) передаются на так называемое ответственное хранение (и составляется соответствующий договор), документ составляется по утвержденной форме МХ-1. Подпись ставит фирма или частное лицо, которое передает ценности, а также представители организации, обязующиеся хранить их. При этом в самом договоре дублируется информация о количестве товара, наименовании всех единиц, которые передаются на ответственное хранение, условия размещения, повторные поставки и т.п.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Нередко количество экземпляров этого документа может увеличиться. Например, если дополнительные оригиналы понадобятся перевозчику, охране, которая будет сопровождать груз во время доставки. К тому же нередко услуги доставки и хранения осуществляются через посредников. Поэтому теоретически и практически количество экземпляров может увеличиться до 5-6 штук.
Юридические особенности
Нередко считается, что составление акта приема-передачи товара – это простая формальность, которой можно избежать. Тем не менее, такой документ имеет собственное юридическое значение. Именно в нем отражается факт того, что:
- продавец передал товар в необходимом количестве, с соблюдением заранее оформленного договора, а также с соблюдением требований к качеству товаров;
- покупатель принял этот товар и при этом не имеет каких-либо претензий к его качеству.
Чтобы документ обладал подобной юридической силой, нужно, чтобы одновременно были выполнены следующие условия:
- Акт должен составляться как приложение к договору. Таким образом, без наличия самого договора сила утрачивается. К тому же важно сослаться на ранее оформленный договор купли-продажи, поскольку отсутствие ссылки также ведет к утрате силы акта.
- Акт обязательно заверяется печатью и подписью лица, которое имеет на это право (уполномоченный сотрудник).
- Документ всегда составляется в двух экземплярах (каждый из них – оригинал), при этом каждый экземпляр имеет одинаковую юридическую силу.
Таким образом, акт как документ не имеет самостоятельной силы. Он представляет составное приложение к ранее заключенному договору и без ссылки на него не может использоваться как полноценная бумага. Однако подписи и печати должны проставляться как в договоре, так и в самом акте. Только в этом случае документ имеет полное юридическое действие.
Даже если в акте напрямую не прописано утверждение о том, что покупатель не возражает против качества и комплектации товара, подписание документа автоматически означает его согласие и отсутствие претензий.
Кто может подписать
Такой документ составляется между любыми сторонами:
- двумя частными гражданами;
- частным лицом и фирмой, компанией (любым юридическим лицом);
- двумя юридическими лицами.
Таким образом, акт приема-передачи подписывается и физическими, и юридическими лицами в момент получение товаров:
- Если его подписывает гражданин, он указывает ФИО и паспортные данные. Печать с его стороны в таком случае не предусматривается.
- Если акт подписывает частная компания, она указывает свое полное или сокращенное название, а также реквизиты.
Акт подписывается по факту получения товара, причем важно сделать это в тот же рабочий день. Допускается составить и подписать документ в самом конце дня, когда весь товар будет принят (чтобы не составлять несколько разных бумаг).
Какие сведения обязательно отражаются в документе
Вне зависимости от сторон, оформляющих акт, а также самих товаров, во время их приема-передачи необходимо отразить все сведения, приведенные ниже:
- название, дата и место оформления акта;
- реквизиты или ФИО лиц, подписавших акт;
- сведения о договоре, к которым прилагается документ: название, дата составления и номер;
- все товары простым перечислением по списку, которые передаются продавцом и одновременно принимаются покупателем;
- количество экземпляров каждого вида товара;
- наличие/отсутствие конструктивных, механических, внешних дефектов у товаров;
- наличие/отсутствие соответствующих претензий покупателя (если претензии есть, стороны могут не передавать поврежденные товары или же прописать прямо в акте претензии, способы и сроки их устранения);
- стоимость с НДС и без (указывается исключительно в рублях, даже если договор был подписан между отечественным и иностранным контрагентами);
- подписи, расшифровки подписей, печати.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Акт приема-передачи составляется как для отдельно взятого товара (единицы), так и в том случае, если передается целая группа наименований. При этом общее количество единиц в этом перечне не имеет значения – теоретически список может быть сколь угодно большим.
Документы вместо акта: есть ли альтернативные варианты
Если договор купли-продажи – это обязательный документ, который удостоверяет соглашение сторон, определяет их права, обязанности, порядок возможного досудебного урегулирования разногласия и другие важные моменты, то вместо акта можно составить товарную накладную . По сути, документ должен содержать те же самые сведения:
- сведения о сторонах;
- сведения о товаре;
- даты, ФИО, наименования организаций, подписи.
Таким образом, факт передачи товарных ценностей от одной стороны другой может подтверждаться одним из двух документов (на выбор самих сторон) – либо актом, либо накладной. В юридическом смысле они выполняют сходные роли.
Нередко полагается, что акт можно составить и вместо основного договора купли-продажи, что является заблуждением. На самом деле договор – это основная бумага, подтверждающая условия соглашения, предмет, права и обязанности и т.п. Акт является только приложением к договору, т.е. неотъемлемой его частью, но никак не может заменить базовое соглашение.
Акт приема-передачи товара актуален при передаче материальных ценностей от владельца любому другому лицу и служит подтверждением самого факта передачи и приема. В связи с тем, что этот документ участвует в правовых отношениях между субъектами сделки, следует рассмотреть основные правила и требования, которые касаются его составления.
Что это за документ?
Акт приема-передачи товара – это бумага, которая составляется участниками сделки и подтверждает факт осуществления приема товара и его получения соответствующими сторонами. Зачем нужен такой акт? Как правило, он составляется при передаче товара на реализацию продавцу или при его сдаче в ремонтную мастерскую.
Документ относится к группе двухсторонних, соответственно – обе стороны, которые его подписывают, облагаются определенными обязательствами.
В основном тексте акта приема-передачи товара детально описываются все его характеристики, состояние, оценочная стоимость, объем партии и т. д. Существует ошибочное, но весьма распространенное мнение, что такой документ может служить заменой основному договору. На самом деле, он не имеет юридической ценности, если не привязан к договорной документации.
Также важность и значимость этого документа дополнительно подкрепляется тем фактом, что акт приема-передачи является единственной бумагой, где прописывается полная расширенная характеристика товара, упаковки и проч.
Составление акта приемки-передачи товара и его образец
В связи с тем, что акт приема-передачи товара является двухсторонним документом, он обязательно должен составляться в двух экземплярах – один остается у лица, которым осуществлялась передача, а второй – у лица, который принимал товар.
Какой-либо единой формы заполнения документа в законодательстве не предусмотрено, но существуют общие рекомендательные правила, которые определяют следующую структуру документа:
- Название . Как правило, прописывается название в следующей форме «АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ТОВАРА». Если же в компании предусмотрено несколько форм документа, могут вводиться дополнения, например «АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ВЕСОВОГО ТОВАРА» и др.
- Детали подписания . Указывается дата, место, время подписания акта обеими сторонами.
- Реквизиты сторон . Прописываются все данные о сторонах, которые являются участниками сделки. Если это юридические лица, то обязательно указываются платежные реквизиты, юридический адрес и др. Физические лица должны вписывать паспортные данные.
- Ссылка на основной документ . Указывается договора, на основании которого осуществляется составление самого акта (его номер и дата составления).
- Список товаров . В виде нумерованного списка прописываются наименования всех товаров, которые принимаются и отдаются в соответствии с актом приема-передачи. Напротив каждого наименования указывается количество или масса нетто.
- Информация о товаре . В данном пункте сторона, осуществляющая передачу, дает полную и развернутую характеристику товара – качество, дефекты, особенности и т. д. Кроме того, указывается стоимость материальной ценности.
- Претензии . В случае наличия каких-либо претензий с одной или другой стороны, они прописываются в акте уже по факту встречи участников документа.
- Подписи и печати . Акт приема-передачи товара обязательно закрепляется подписями и печатями представителей обеих сторон (при сделке между юрлицами).
Акт приема-передачи товара должен подписываться руководителем предприятия. Допускается также подпись уполномоченных на это лиц, но исключительно при наличии соответствующих справок.
Безусловно, вышеописанная форма является общей и на практике могут использоваться и другие форматы документа. Часто составители прописывают прямо в акте условия возврата товара, санкции, которые могут быть предприняты в случае несоответствия товара описанию, штрафы и т. д. Также о том, как оформить возврат товара от покупателя.
Чтобы составить свой акт, следует более подробно ознакомиться со структурой документа, скачав следующие образцы:
Представленные документы могут использоваться в качестве шаблонов для составления собственного акта.
Правила заполнения акта приема-передачи товара
Для того чтобы документ имел юридическую силу, а также с целью исключить разночтения, рассмотрим основные требования и правила, которые касаются составления акта приема-передачи товара:
- Все цены, которые фигурируют в документе, обязательно должны прописываться в национальной валюте того государства, на территории которого совершается передача. Нарушение этого правила может считаться поводом для придирки со стороны проверяющих органов.
- В стандартной форме акта-приема-передачи товара имеется графа «Масса нетто». Она должна заполняться только в том случае, если объектом документа является весовой товар. В случае передачи штучных объектов строка заполняется прочерком.
- Специалисты рекомендуют составлять акт приема-передачи на фирменном бланке компании. Это не является обязательным требованием, но позволяет избежать вопросов с проверяющими органами.
- В основной части документ необходимо максимально детально описать все характеристики, касающиеся товара. Кроме того, в нем можно делать дополнительные пометки о тех нюансах, которые должна знать принимающая сторона.
- В крупных компаниях можно использовать различные формы документов, адаптированных под конкретный вид товара. Например, отдельный документ на весовой товар и штучный. Это позволяет упростить учет и заполнение акта.
- До подписания акта нужно проверить его на наличие всех реквизитов. В случае отсутствия подписи и печати, а также оформления задним числом документ считается недействительным и не имеет юридической силы.
- На практике часто используют расширенную форму акта приема-передачи товара. Особенностью ее является то, что в самом документе прописываются все нюансы самой процедуры передачи – место, последовательность, время и т. д.
Правильно заполненный акт приема-передачи служит гарантией того, что вам всегда удастся подать заявление в суд, если вторая сторона нарушает условия договора или товар был передан в ненадлежащем виде.
Акт приема-передачи товара на гарантийный ремонт
Акт приема-передачи товара на гарантийный ремонт составляется по такому же принципу, как и стандартный документ. Единственное отличие заключается в том, что в шапке договора указывается ремонтная компания, которой будут осуществляться ремонтные работы. Кроме того, в основной части обязательно прописываются поломки, которые присутствуют в технике, а также товарный вид и требования по ремонту.
В акте на гарантийный ремонт обязательно должна быть указана дата приема товара, а также ориентировочная дата завершения работ.
Акт приема-передачи товара на ответственное хранение
Как правило, данный вид актов приема-передачи товаров составляется на основании накладной. В нем обязательно прописывается срок хранения, а также ответственности, которые ложатся на принимающую сторону. Стоит отметить, что документ должен составляться в случае передачи товара в специализированную организацию, а также на бытовое хранение.
Акт приема-передачи составляется с участием самого владельца товара, а также представителя компании, куда товар принимается. Количество копий документа, а также перечень вспомогательных бумаг, определяется конкретными условиями сделки.
Само понятие «ответственное хранение» не имеет какой-либо правовой трактовки, поэтому форма акта приема-передачи товара на ответственное хранение определяется только при рассмотрении конкретной сделки.
Кто подписывает акт приема-передачи товара?
Если говорить о составлении акта приема-передачи товаров, участниками которого являются юридические лица, то подписывать документ обязан сам руководитель. Но при определенных условиях может использоваться подпись третьих лиц:
- представителя логистической компании;
- менеджера;
- грузчика;
- водителя и т. д.
Для этого у них должен иметься документ, который подтверждает, что они действуют от лица руководителя. На практике это реализовывается благодаря соответствующим доверенностям.
В случаях, когда акт подписывается физическим лицом, не допускается участие третьих лиц. В такой ситуации придать акту юридическую силу сможет только подпись самого лица.
Акт приема-передачи товара по договору поставки
Данная форма документа используется, как дополнение к основному документу – договору поставки. В таком случае это должно обязательно указываться в самом акте в следующем виде: «Акт приема-передачи товара по договору поставки №__ »
В основной части документа, как и в стандартной форме, указываются данные о самом товаре – его характеристики, количество, состояние и т. д. Кроме того, специалисты рекомендуют обязательно дублировать условия поставки, которые изначально прописываются в основном договоре.
Правильность составления акта приема-передачи товара во многом определяет то, насколько выгодной будет для вас сделка. Этот документ в суде может служить в качестве доказательства того, что вами был передан или получен товар, который полностью соответствует описанию. Соответственно, акт приема-передачи играет далеко не последнюю роль в разрешении конфликтных ситуаций. Всегда помните это и не пренебрегайте его составлением.