10 правил тайм менеджмента. Основные методы тайм менеджмента. Заблокируй своё время

Здравствуйте, друзья! На связи Дмитрий Шапошников.

По моему наблюдению современный успешный человек неизбежно сталкивается с понятием «тайм-менеджмент». Каждый в той или иной степени ощущал нехватку времени, давление сроков, испытывал стресс от вынужденной спешки.

Прочитав статью, вы усвоите самое важное об управлении временем, ознакомитесь с основными концепциями успешного тайм-менеджмента. Все это в сопровождении моих примеров и комментариев. Я надеюсь, что изучение этой темы будет для вас полезным, интересным и увлекательным!

Начнем, друзья!

1. Что такое тайм-менеджмент – определение и история возникновения

Прямой перевод данного термина «Time Management » с английского – «управление временем ». Ясно, что в прямом смысле управлять временем невозможно: реальная функция тайм-менеджмента – использовать время своей жизни с максимальной эффективностью.

Наиболее точное определение тайм-менеджмента звучит так:

Тайм-менеджмент - это учёт, распределение и оперативное планирование собственных ресурсов времени.

Ещё один вариант определения.

Тайм-менеджмент - это научный подход к организации времени и повышение эффекта от его использования.

Девиз профессионального тайм-менеджера:

Работай меньше, успевай больше!

Люди, которые умеют продуктивно распоряжаться собственными запасами времени, живут более насыщенной и полной жизнью, делают свою работу с минимальными временными затратами.

Управляя своим временем, мы имеем больше жизненного пространства: становится более реальной возможность заниматься тем, что нам действительно нравится.

Учитывая, в каком аврале живёт современный человек, вопрос управления ресурсами времени становится всё более актуальным, если не сказать – жизненно важным. Развитый навык управления временем в разы повышает личную эффективность. Это я понял уже лет 12 назад.

Тайм-менеджмент позволяет упорядочить рабочее и личное время в течение дня (недели, месяца) чтобы успевать делать все важные и нужные дела, не отвлекаясь на второстепенные или посторонние вопросы и проблемы.

Эффективное планирование позволяет высвобождать для насыщенной и полноценной жизни колоссальные ресурсы времени. По мнению профессионалов, размеры таких ресурсов исчисляются годами и десятилетиями.

История тайм-менеджмента

Научный подход к организации времени – проблема не новая. История тайм-менеджмента уходит корнями в далекое прошлое.

Еще 2000 лет назад в Древнем Риме известный мыслитель Сенека предложил разделять все время на потраченное с пользой, то есть хорошее, на плохое и бесполезное.

Сенека также стал вести постоянный учет времени в письменном виде. Мыслитель говорил, что проживая определенный период времени, необходимо оценивать его с точки зрения заполненности.

В дальнейшей истории управления временем эти идеи легли в основу такого понятия как «личная эффективность».

Альберти, писатель и итальянский ученый, живший в XV веке, говорил, что те, кто умеет управлять временем с пользой, будут всегда успешны.

Для этого он предложил использовать два правила:

1. Каждый день с утра составлять список дел.
2. Расставлять дела в порядке уменьшения важности.

На протяжении многих веков все эти принципы существовали лишь в теоретическом виде и только с 80-х годов прошлого века данная тема стала переходить от теории к практике.

Управление временем необходимо не только руководящим работникам и владельцам собственного бизнеса: каждый из нас должен уметь распоряжаться собственными активами, дабы наслаждаться процессом жизни во всей полноте.

Безусловно, тайм-менеджмент нужен далеко не всем. Если человеку в своей жизни нечем заняться, и его главная задача - «убить время», то управление временем для такого человека – неактуальная и ненужная дисциплина.

Другими словами, сначала следует определиться – действительно ли вам не хватает времени и куда вы хотели бы деть свободные минуты, часы и дни, когда они появятся.

Тайм-менеджмент состоит из нескольких составных частей:

• строгий учёт времени;
• оптимизация временных ресурсов;
• планирование дня (недели, месяца иди другого отрезка времени);
• организация мотивации.

Управление временем важно не только для работы: люди, постигшие искусство тайм-менеджмента, более жизнерадостны, здоровы и успешны в профессиональной и личной жизни.

Эффективный тайм-менеджмент позволяет осмысливать все свои поступки и решения с точки зрения их целесообразности для собственного развития и совершенствования.

2. Мифы об управлении временем – 3 основных заблуждения

Существует ряд общественных стереотипов и заблуждений относительно управления временем.

Некоторые считают, что тайм-менеджмент нужен исключительно для работы, что в России данная дисциплина неэффективна ввиду особенностей национального менталитета, что жизнь строго по плану превращает человека в робота и лишает его свободы воли.

Все эти мифы не состоятельны: ниже я постараюсь их полностью развенчать.

Миф 1. Никто не может управлять временем

Утверждение верное по форме, но ошибочное по содержанию. Управлять временем действительно невозможно (если, конечно, вы не изобретатель машины времени). Никто не способен замедлить его объективный ход, ускорить или остановить даже на мгновение.

Зато человек может делать следующее : управлять собой, своими решениями и действиями во времени, а также заниматься определением приоритетов. Именно об этом и рассуждают практики тайм-менеджмента – об управлении собственной жизнью.

Разумный и прагматичный подход к своим действиям и есть управление временем: вы будете удивлены, сколько минут и часов высвобождается, как только вы начинаете действовать более обдуманно и осознанно.

Помните, что все успешные люди, независимо от рода своей деятельности, планируют свои дела и действуют с максимальной продуктивностью. При этом работают они примерно столько же, сколько обычные люди, но всегда успевают сделать больше.

Их секрет в том, что в единицу времени они успевают сделать большее количество дел, что в итоге сказывается на их жизненных результатах.

Миф 2. Тайм-менеджмент заставит меня работать больше и интенсивнее

Работать много и уставать, пренебрегая отдыхом – прямой путь к переутомлению и депрессии. Необходимо постоянно стремиться к снижению объёма работы при увеличении результативности. Как это сделать? Если говорить коротко – то действовать строго по плану и уметь отделять второстепенное от главного.

Эффективно использовать методы тайм-менеджмента – не значит делать больше или увеличивать производительность за счет скорости выполнения работ.

Речь идёт о повышении личной результативности через исключение ненужных задач и устранения так называемых «пожирателей времени» или «хронофагов».

К разряду хронофагов относятся сотни бессмысленных и мелких дел, которые мы делаем в течение дня, даже не задумываясь об их целесообразности: частая проверка почты, общение и просмотр новостей в соцсетях, лишенные смысловой нагрузки разговоры с коллегами.

Приверженность человека к отвлеченным от основной задачи делам отчасти объясняется прокрастинацией – желанием отложить «до лучших времён» важные и нужные мероприятия.

Однако если отбросить рефлексию и признать для себя важность и значение текущих задач, отвлекаться на посторонние дела у вас не будет ни сил, ни желания.

Миф 3. Использование тайм-менеджмента превратит меня в робота, который всё будет делать по расписанию, лишит меня свободы и выбора

Люди боятся превратиться в роботов, но на деле уже являются ими, а также рабами собственных психоэмоциональных привычек и шаблонов поведения.

Управление временем не ограничивает нашу свободу, а наоборот – создаёт её.

Тайм-менеджмент необходим не только офисным сотрудникам, руководителям и менеджерам: управлять главным ресурсом жизни – собственным временем – нужно всем, кто относится к себе ответственно и серьёзно.

Практический критерий необходимости внедрения в жизни принципов тайм-менеджмента – наличие 4-х и более дел в плане на текущий день (учитываются не только профессиональные, но и личные дела). Это нужно и бизнесменам, и свободным художникам, и домохозяйкам.

Доброго времени суток, дорогие читатели и гости моего блога! Я уверен, что каждому из вас не хватает времени. Ежедневно! Эта проблема, подобно снежному кому, с каждым днем все больше разрастается и порой вам кажется, что вы просто не в состоянии остановить весь тот нескончаемый поток дел, который на вас сваливается!

Хотите научиться управлять своим временем и перестать быть его рабом? Тогда сегодня я вам раскрою основные методы тайм менеджмента. Система управления временем далеко не нова, ей насчитывается несколько тысячелетий. Но в последние годы она становится, как некогда актуальной.

Сегодня, чтобы быть успешным человеком, нужно успевать все! А ведь так хочется еще время найти на любимые фильмы и книги, на прогулки по парку, на хобби и саморазвитие. Если все это для вас непозволительная роскошь и вы только лишь горестно вздыхаете, надеясь когда-нибудь, на пенсии, отдохнуть – эта статья для вас.

Успешные бизнес консультанты сегодня предлагают различные техники и приемы тайм менеджмента, но их суть сводится к одному принципу: «Делать меньше, а получать больше». И речь сейчас идет не только о материальной выгоде. У всех цели и желания разные. Речь идет о том, чтобы научиться тратить меньше временных ресурсов и сил, но при этом получать то, к чему стремитесь: отдых, книги, прогулка, деньги и т.д.

10 золотых правил тайм менеджмента

• Определите своих «пожирателей времени». У каждого они свои. Просто прямо сейчас сядьте за стол, возьмите листок с ручкой и перечислите все факторы, которые на ваш взгляд, больше всего отнимают время: Интернет; ТВ шоу, сериалы, новости; Мобильный телефон; Шопинг; Онлайн или компьютерные игры;
• Планирование – каждый день и час. Поначалу это может показаться просто неосуществимо и скучно. Если вы до этого дня никогда в своей жизни не составляли планов, а с расписанием в последний раз имели дело только в школе, то вам действительно придется в первые дни туго. Запаситесь терпением.

• Мотивация – это наше все. Знаете, у нас в стране принято говорить о силе воли. Многие вещи, которые мы не выполняем и перекладываем с завтра на послезавтра объясняются нами достаточно легко. Мы говорим «У меня слабая сила воли! Ну что ж я могу поделать!». На Западе просто не существует такого понятия, у них есть определение «мотивация». То есть, если ты чего то не достигаешь, объясняя это постоянной нехваткой сил, времени, ресурсов и т.д., это просто значит, что у тебя слабая мотивация. Не хватает времени, чтобы пойти с ребенком в зоопарк, в театр, заняться ремонтом или начать ходить в фитнес клуб? Просто вы не достаточно мотивированы!
• Жить сегодня так, как будто это – последний день в вашей жизни! Звучит немного грустно, правда? На самом деле это поможет вам сосредоточить свое внимания и усилия только на самом деле. Вы просто задумайтесь, какое количество времени мы ежедневно тратить на разные мелочи, которые отнимают нашу энергию, время, силы, но не дают результата. Если же вы научитесь выделять только самые важные дела в каждом дне, вы хорошо освободите свое жизненное и временное пространство.
• Дробим большое на маленькое. Этого правила нужно придерживаться постоянно, когда чувствуете, что в вашей жизни аврал и вам ничего не успеть.

Пример: Вам нужно забрать младшего сына из детского сада, посетить родительское собрание в школе старшей дочери, встретиться с клиентом для обсуждения проекта, сдать обувь в ремонтную мастерскую и сходить в больницу. Ну как же все это успеть в 1 день?

Очень просто: разбейте листок на 2 части. В левый столбик выпишите те дела, которые не могут быть перенесены на след день (дет.сад, собрание, встреча с клиентом). Как видите: во второй столбик переходит больница и ремонт обуви. Все просто! Это лишь пример, который подтверждает один из правил тайм менеджмента: «Распределяем дела по степени важности».

• Не бросайте одно занятие, чтобы перейти к другому. Это очень важно, иначе у вас будет десяток незаконченных дел, которые вы не сможете вычеркнуть из своего планирования, а вместе с ними ежедневно будет копить новый список дел. Если у вас в планах стоит «Поклеить обои в коридоре», значит нужно выделить на это столько времени, сколько потребуется для того, чтобы полностью закончить там ремонт.

• Самое сложное – на завтрак, а не на ужин или «Съешьте лягушку на завтрак!». Что еще за лягушка, спросите вы? Лягушкой успешный бизнес-консультант Б. Трэйси называет «самые сложные и неприятные» дела. Думаю, всем знакомо, когда мы неприятные дела откладываем на потом, вместо того, чтобы с ними разделаться прямо здесь и прямо сейчас. Это ужасно выматывает и эмоционально истощает. Дела не двигаются, а весь день вас преследует неприятное гнетущее состояние. Прямо с утра разберитесь со всем, и вы увидите, насколько проще и эффективнее дальше пойдет день.
• Научитесь говорить «НЕТ!». Я сейчас вас ни в коем случае не призываю отказывать в помощи налево и направо своим друзьям, коллегам и близким людям. Но очень часто мы бросаемся помогать другим, в то время, когда у самих аврал на работе, завал дома и т.д. Научитесь расставлять приоритеты и «фильтровать» подобные просьбы извне.
• Отведите конкретное время под работу. Вы же согласны с тем, что невозможно работать 24/7. Как бы нам того ни хотелось, мы должны отдыхать, спать и есть. Определите четкое время, когда вы работаете и отдыхаете. Вот увидите – насколько вам приятнее будет наслаждаться вашим досугом. У вас не будет гнетущего ощущения, что вы «бесполезно тратите время». В этом и заключается секрет тайм менеджмента.
• Сделайте из мечты цель! Хватит мечтать о чем-то заоблачном и горестно вздыхать, что это все не для вас! Сделайте из мечты цель и каждый день к ней придвигайтесь. В менеджменте это правило называется «декомпозиция целей». Сядьте и сформулируйте общую цель, которая пока кажется вам в необозримом будущем. А теперь разбейте ее на множество маленьких. Распишите, что необходимо сделать, чтобы продвинуться к ней. Вот увидите, после того, как вы все распишите на бумаге - цель станет четкой и не такой страшной!

Техники тайм менеджмента, которые работают

Сегодня существует множество техник тайм менеджмента, которые помогают добиться успеха. Давайте остановимся на самых популярных.

• Определите свое «рабочее» время. У всех оно разное. Кому-то работается легче с 6-11, а кто-то любит творить по ночам. Конечно, если вы работаете в офисе, то сложно поспорить с начальством, доказывая, что лучшего результата вы добьете, работая с 19-24.00. Но если вы самостоятельно планируете свой рабочий график, то учитывайте «свой временной потенциал». Старайтесь все самые важные и ответственные рабочие моменты решать именно в этот период. Этот прием тайм менеджмента очень пригодится в учебной работе.
• Ежедневно отмечайте моменты, которые внепланово «съели» ваше время. Если вы не внесли в свое рабочее расписание непредвиденную встречу, звонок или ситуацию – это лишь исключение из правил. А вот если у вас ежедневно куда-то «пропадает» пару-тройку часов времени – то это закономерность. Проанализируйте, что вас больше всего отвлекает (кофе-брейки с коллегами, телефонные звонки с многочисленными подругами, общение в корпоративном чате, поиски документов и бумаг на захламлено столе и т.д.). Держите стол чистым! Это очень важное правило тайм менеджмента, которое вас научит быть дисциплинированным и организованным. Сложно навести порядок в своей жизни и графике, когда весь рабочий стол вечно завален бумагами, старыми счетами, ненужной канцелярией, чашками из под выпитого кофе и т.д.)
• Ежедневно, в конце рабочего дня, сверяйте «запланированное» со «сделанным». Если поначалу вам придется заглядывать в листочек, то постепенно вы выработаете в себе правило все держать в голове под контролем. Это не так уж и сложно, но помогает рационально расходовать свои временные и рабочие ресурсы.

Я очень надеюсь, что все эти приемы и правила тайм менеджмента обязательно вам помогут упорядочить свою жизнь и добиться желаемого.

Хотите научиться эффективно управлять временем. Тогда рекомендую вам отличный ресурс , где вы найдете море полезной информации. Поделитесь ссылкой на эту статью со своими друзьями и подписывайтесь на новые материалы!

Время - единственный ресурс, который не восполним. Чтобы часы и минуты не утекали бесцельно, важно научиться планировать дела. Как правильно распорядиться временем, рассказали эксперты.

1. Заведите ежедневник

С покупки ежедневника обычно и начинают те, кто решает проблемы планирования. И тут кроется главная ошибка, допускаемая новичками. Ежедневник не должен стать врагом: выбирайте такую книгу, которую приятно держать в руках. Вы любитель забавных роликов со смешными котятами? Не надо стесняться, купите себе блокнот с милыми пушистиками. Мечтаете о «крутой тачке»? Пусть на обложке ежедневника красуется алый «Феррари» или ослепительно-желтый «Камаро». Ваша главная задача на первом этапе планирования - закрепить у себя желание делать записи в планировщике. И внешний вид блокнота в этом вопросе играет важную роль.

После того, как вы приучите себя к тщательному планированию и регулярному использованию ежедневника, вы заведете себе новую записную книжку, выглядящую дорого и солидно, как и подобает уверенному в себе человеку. Но это потом, а пока получайте удовольствие даже от столь серьезного дела - и купите ежедневник, радующий глаз. Возможно, кроме бумажного блокнота вам понадобится и электронный ежедневник, главное - не тратить на поиск решения время, отведенное на планирование.

Михаил Графский, руководитель практики «Развитие персонала продаж» КСК групп, рекомендует: «Регулярно проводите обзор задач. Несколько раз в день в свободное время. Что-то переносите в календарь, что-то переносите в список задач на сегодня. Автоматизируйте работу. Разгружайте голову и снижайте риски потери важной информации - используйте уже существующие инструменты и сервисы. Вы можете создать для себя удобную систему планирования и напоминаний. Самая трудоемкая часть - это начать работать по системе. Но как только вы привыкнете, то система начнет работать на вас».

2. Записывайте все

В список дел включайте все, что требует временных затрат. На страницах ежедневника должна не просто красоваться запись «09.00 - 12.00 поработать». Распишите по пунктам, что вы должны сделать в этот промежуток: позвонить в ООО «Рога и копыта», записать в таблицу данные для ежемесячного отчета или включить стиральную машинку и прогладить две рубашки.

«Зачем эти мелкие записи? Первое время я задавалась таким вопросом, - делится Ирина Зинченко, менеджер по продажам. - На занятиях по тайм-менеджементу нам разъяснили, что умение разделять одну большую задачу на несколько мелких - первый шаг на пути к управлению собственным временем».

3. Не забывайте о перерывах

Расписание обязательно должно включать паузы. Небольшие перерывы на отдых жизненно необходимы. Доктора уверяют, что сознательный отказ от отдыха оказывает огромную нагрузку на организм, а в результате ведет к перенапряжению и срывам. А потому в ежедневнике должен быть прописан не только обеденный перерыв, но и другие таймауты на отдых. Выпейте чашку чая или кофе, почитайте почту или просмотрите сообщения от друзей - главное, вы должны отвлечься от выполняемой задачи.

Существует мнение, что распределение времени работы и отдыха должно выглядеть так: 30 минут работы, 5 минут отдыха. Соотношение не столь важно - вы можете делать перерыв каждый час, полтора или каждые сорок минут, главное - чередовать циклы. Не отвлекайтесь на посторонние вопросы во время циклов: в период работы вы не реагируете на телефон и сообщения в мессенджере, а во время перерыва не обдумываете очередные цифры отчета.

Альфия Закирова, мама четырехлетнего малыша, фрилансер: «Есть техника, которая называется Pomodoro - время измеряется в помидорках, а чередование цикла помогает засечь, сколько помидорок уходит на выполнение задачи. Помогает концентрироваться на текущем вопросе».

4. Делите задачи по срокам исполнения

Соберите все, что вам необходимо сделать в ближайшее время. Для наглядности запланированные дела выпишите на листок. Разделите поставленные задачи на те, которые необходимо сделать срочно, то, что может еще немного подождать, и те, результат по которым вам нужен к концу месяца. Исходя из времени, разнесите дела по разным дням недели и числам месяца - и не отвлекайтесь на вопросы, относящиеся к будущему периоду.

5. Распределяйте задачи по степени важности

После того, как вы разделили задачи по срокам исполнения, возьмитесь за ежедневное планирование: поставленные на день цели необходимо разбить на две группы - важные и не очень. Начните утро с выполнения сложных, требующих серьезных усилий и первостепенных по важности задач. На вечер же лучше оставить несложный вопрос, который не нуждается в тщательном контроле и большом внимании - в этом случае после выполнения последнего дела у вас останется чувство удовлетворенности и приятного завершения дня с гордостью за самого себя.

Игорь Илюхин, Head of External Personal, комментирует: «Главное в планировании - осознанность. Мы должны четко понимать, зачем нам это нужно, отдавать себе отчет, каким путем мы движемся и к чему должны прийти. Время нельзя растянуть или повернуть вспять, изменить время мы не можем, поэтому, менять придется себя. Иногда, болезненно. Но это неизбежно, иначе результата не будет и все наше планирование пойдет прахом».

6. Откажитесь от лишнего

Лишнее - это чтение новостей, проверка новых сообщений в «Одноклассниках» или срочный звонок подруги, которая прямо сейчас выбирает туфли к новому платью и требует совета. Эти дела, важны для вашей социальной и личной жизни, однако посвятите им перерывы, а не рабочие часы и минуты. Минута - слишком ценный ресурс, чтобы позволить себе растрачивать ее неэффективно.

Михаил Графский, рекомендует: «Избавьтесь от того, что может отвлекать вас от работы. Слишком много времени тратится на переключения между задачами - до 30% полезного рабочего времени. Поэтому отключите звуковые уведомления у мессенджеров, проверяйте почту не чаще, чем один раз в час. Это поможет вам не отвлекаться от запланированного».

7. Обозначьте цели

Обязательно проговаривайте мысленно, для чего вы делаете ту или иную работу. В вашем to-do листе не должно быть бессмысленных и бесцельных дел. Вы составляете отчет? Для чего - для корректировки планов на следующий месяц или сезон; звоните заказчику - для уточнения вопросов доставки; читаете эту статью - чтобы научиться планировать время.

8. Делегируйте полномочия

Внимательно перечитайте список запланированных дел. Что из этого можно поручить другим? Отрегулировать вопрос доставки может логист, составить запрос - помощник менеджера, а купить хлеб - кто-то из домашних по дороге домой, если магазин в соседнем подъезде. Даже если делегируемый вопрос - мелочь, перепоручите его другим. Подобные мелочи здорово загружают день и мешают выполнению других, по-настоящему важных дел.

Наталья Сторожева, генеральный директор Центра развития бизнеса и карьеры «Перспектива», преподаватель Русской Школы Управления: «Научитесь делегировать обязанности. Если предстоящая работа потребует огромных усилий и времени, если ее может выполнить человек с более низкой квалификацией, чем у вас, - передавайте ее выполнение. Например, если на перевод статьи вам потребуется несколько часов, передайте ее переводчику и заплатите ему. Или, если нужно составить архив материалов, лучше поручить это делопроизводителю».

9. Учитывайте падение работоспособности

Составляя график, сознательно вносите в него время снижения уровня вашей работоспособности. Вы не в силах сосредотачиваться на важных задачах сразу после обеда? Не пугайтесь - дело не в вашей лени, это физиологическая особенность организма. Распределите дела так, чтобы на первые полчаса после ланча не заниматься ничем важным и не требующем концентрации внимания. Вы - явный жаворонок? Не оставляйте требующие больших умственных усилий дела на вторую половину дня; совам же, наоборот, основную часть работы, заставляющей «напрягать мозг», стоит перенести на послеобеденное время или вечер.

Наталья Сторожева рассказывает: «Планировать стоит не только рабочие дни, но и выходные. Смена деятельности и активное времяпрепровождение - лучшее средство от рутинной работы. Сходите на прогулку с детьми, в театр, на выставку, встретьтесь с друзьями. И наоборот, если в течение недели вы активно общаетесь, вокруг происходит много событий, то выходные должны быть спокойными, умиротворенными - выезд на природу, приятный концерт».

10. Хвалите себя

Хвалите себя за каждое выполненное дело, отмеченное в ежедневнике - можно мысленно сказать себе «молодец!», а можно и наградить себя шоколадом или просмотром новой серии любимого сериала. Даже столь наивная похвала помогает в выполнении дел и поднимает самооценку. Не жалейте для себя похвалы, это важно.

Инна Иголкина, эксперт в области тайм-менеджмента, бизнес-тренер, руководитель тренинговой компании Timesaver, советует: «Хватите себя за заслуги. Составьте wish-list - список того, что вам приятно, чего бы вам хотелось, и реализуйте желания. Хотите в отпуск? Запланируйте! Хотите в театр? Возьмите билет».

Игорь Илюхин резюмирует: «Сделали? Теперь приступайте к планированию! Возьмите за основу ту систему, которая вам понравилась, и начинайте подстраивать ее под себя. Нет универсальной системы планирования, которая подошла бы каждому. Поймите, что это лишь инструмент для достижения целей, а инструмент нужно подбирать индивидуально. Чтобы он был удобный, чтоб подходил вам. Но если вы сделали, о чем мы говорили выше, у вас все обязательно получится».

«Кто владеет временем, тот владеет всем» – говорят французы. И действительно, тот, кто эффективно распоряжается собственным временем, всегда успевает сделать гораздо больше дел, чем его нерасторопный товарищ.

В этой статье мы постарались собрать для вас десять полезных советов и правил, которые помогут вам на практике эффективнее управлять своим временем. Прочитав и применив хотя бы некоторые из них, вы уже совсем скоро заметите реальные изменения!

1. Расставляйте приоритеты

Всегда и везде расставляйте приоритеты. Возьмите за правило разграничивать важное и неважное и ранжировать сроки выполнения дел согласно их приоритетам. Вы можете рисовать простейшую матрицу и распределять дела по срокам и другим ключевым для вас приоритетам. Очень полезно выделить ТОП-5 дел на неделю и делать по одному в день.

2. Уберите лишнее

3. Прислушивайтесь к советам профессионалов

4. Планируйте

Записывайте все важные дела. Разбивайте сложные задачи на более мелкие. Регулярно пересматривайте свои планы. План поможет вам не забыть о самом важном и достичь самых амбициозных целей.

5. Трудные задачи всегда решайте первыми

Трудно очень часто значит неприятно. Если вы откладываете такое дело, оно будет давить на вас и портить вам хорошее рабочее настроение. Поэтому постарайтесь решить его в самом начале вашего дня и тем самым разгрузите свою нервную систему.

6. Учитесь говорить «нет»

Если вы постоянно что-то не успеваете – значит слишком много планируете. Согласитесь, гораздо правильнее не пообещать что-то и не сделать это, чем пообещать и не сделать.

7. Убирайтесь вокруг

Не работайте за грязным и неубранным столом. Мелкий мусор и ненужные предметы всегда отвлекают.

8. Отдыхайте. Да-да, делайте перерывы!

Не загоняйте себя и свой организм в режим работы нон-стоп. Отдыхайте, устраивайте перерывы. Например, час работы – 15 минут отдыха. Это помогает отвлечься, остудить голову. Отдых всегда полезен для организма!

Постарайтесь прислушаться к себе и понять, на какие часы у вас приходится пик активности. Именно в это время и нужно делать наиболее важные и требующие больших затрат дела. Не бойтесь поддаться лени или не успеть что-то сделать. Тише едешь – дальше будешь – это тоже принцип эффективного тайм-менеджмента!

9. Рефлексируйте

Постарайтесь в конце каждого дня подумать о том, что вы сделали за день, что удалось, а что нет. Понять причины, подумать над их решением. Способность к рефлексии – это важный ключик к улучшению своего рабочего дня!

10. Используйте правильные инструменты – автоматизируйте работу!

Учитесь пользоваться браузерными закладками и другими предлагаемыми инструментами – они действительно ускоряют работу. Пользуйтесь удобными почтовыми клиентами. Пользуйтесь онлайн-сервисами управления проектами и работой. Все это только облегчит вам жизнь и освободит время, которое всегда можно провести с пользой!

Для работы с вашим графиком и задачами есть отличные онлайн-инструменты – планировщики. Вместе с коллегами вы можете использовать один из таких сервисов. Вы сможете ставить и назначать задачи, отслеживать сроки их выполнения, общаться и обмениваться необходимыми документами, контактировать с подрядчиками. И самое главное, делать это в едином рабочем пространстве.

Изложенные принципы вы можете попробовать воплотить в жизнь с помощью TeamBridge . Это очень простая и удобная система для совместной работы, которая помогает оперативно управлять проектами и компанией в режиме онлайн. С ней контролировать время станет проще, появится возможность детально отслеживать эффективность работы и избавиться от дублирования и неточностей в постановке задач.

Не нужно тратить время на настройку и интеграцию системы – сервис готов к работе с первых же минут регистрации. Разобраться в системе просто, дополнительно в этом помогут всплывающие подсказки, для желающих есть онлайн-обучение.

В отличие от многих других систем, TeamBridge предлагает бесплатный тариф с неограниченным рабочим функционалом.

Партнерский материал